Sach- und Rechtslage:

Die Durchführung der Vergabeverfahren innerhalb der Verwaltung erfolgt derzeit dezentral durch die einzelnen Sachbearbeiter. Infolge der immer größer werdenden Komplexität der Vergabevorschriften besteht ein sehr hoher Fortbildungsbedarf auf sehr vielen Arbeitsplätzen. Zudem besteht durch eine erneute Änderung der Vergabevorschriften künftig die Verpflichtung, die Vergaben elektronisch durchzuführen. Dies bedarf weiterer Fachkenntnis sowie einer Anwendungssoftware.

 

Von Seiten der Verwaltungsleitung wird es für erforderlich gehalten, die formelle Durchführung der Vergabeverfahren zu zentralisieren.

 

Hierbei stellt sich für das Amt Stralendorf die Überlegung, die Aufgabe innerhalb der Verwaltung zu zentralisieren oder auszulagern. Für eine Zentralisierung innerhalb der Verwaltung wäre eine zusätzliche Stelle erforderlich. Darüber hinaus müsste mindestens ein/e Vertreter/in gleichwertig fortgebildet werden. Zudem müssten für die Durchführung von elektronischen Vergaben entsprechende technische Voraussetzungen eingerichtet werden. Die Verwaltungsleitung ist daher in die Überlegung eingetreten, die Aufgaben der Zentralen Vergabestelle auszugliedern.

 

Das Amt Stralendorf ist seit dem 01.01.2020 Träger der KSM. In diesem Zusammenhang wurden der KSM die Aufgaben des IT-Betriebes und des externen Datenschutzbeauftragten übertragen. Die KSM bietet darüber hinaus eine Zentrale Vergabestelle an. Diese führt die Vergabeverfahren technisch-organisatorisch durch. Die inhaltliche und fachliche Vorbereitung, Betreuung und Überwachung des Vergabeverfahrens obliegt weiterhin dem Auftraggeber. Aufgrund der Komplexität und der hohen Anforderungen an eine Rechtssicherheit insbesondere bei Fördermaßnahmen wurden in diesem Jahr bereits einzelne Vergabeverfahren extern vergeben. Hiermit wurden positive Erfahrungen gemacht.

 

Damit das Amt Stralendorf auf künftig Zugriff auf die Zentrale Vergabestelle der KSM hat, wird verwaltungsseitig vorgeschlagen, die Aufgabe an die KSM durch Erweiterung des bestehenden öffentlich rechtlichen Vertrages innerhalb der Träger ab dem 01.01.2021 zu übertragen. In diesem Zusammenhang ist verwaltungsseitig anvisiert, zu regeln, dass zunächst alle Vergabeverfahren bei geförderten Maßnahmen und im Übrigen oberhalb eines geschätzten Auftragswertes von netto 25.000,00 € durchführen zu lassen.

 

Die KSM rechnet für ihre Träger Leistungen nach tatsächlichem Stundenaufwand ab (Istkostenverrechnung). Der kalkulierte Stundensatz (inklusive Gemeinkosten) beträgt dabei derzeit 56,70 € und ist aktuell von der Umsatzsteuer befreit. Hinzu kommen Systemkosten von 65,65 € je Vergabe.

 

Ausgehend von geschätzten 30 Vergaben würde ein Stundenaufwand von 540 h entstehen. Die Kosten belaufen sich auf ca. 33.000,00 €.

 

Dem gegenüber entfallen jedoch in Zukunft ein immer höher werdender Fortbildungsaufwand innerhalb der Verwaltung sowie die Kosten für das Vorhalten von technischen Möglichkeiten zur eigenen Durchführung von elektronischen Vergabeverfahren.

 

Darüber hinaus ist zu erwarten, dass eine Übertragung der Durchführung der Vergabeverfahren an die KSM insbesondere im Fachdienst Bau für einen dringend gebotenen Abbau der bereits bestehenden Überlastung der Mitarbeiter/-innen führt.

 

 

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss beschließt den Beitrag des Amtes Stralendorf zur Zentralen Vergabestelle der Kommunalservice Mecklenburg AöR (KSM) zum 01.01.2021.

 

Finanzielle Auswirkungen:

Siehe Sach- und Rechtslage

 

 

Abstimmungsergebnis:

 

Gesetzliche Zahl der Gremiumsmitglieder: 17

Zahl der anwesenden Gremiumsmitglieder: 15

Davon stimmberechtigt: 15

Ja-Stimmen: 13

Nein-Stimmen: 1

Stimmenenthaltungen: 1

Ungültige Stimmen: /