Sach- und Rechtslage:

 

In Zukunft wird die papierlose Verwaltung voranschreiten und die Politik in Form der Gemeindevertretungen wird davon unter anderem im Bereich des Sitzungsdienstes betroffen sein. In Vorbereitung dessen hat die Verwaltung sich mit diesem Thema eingehend beschäftigt.

Zukünftig sollen die Einladungen mit den dazugehörigen Sitzungsniederschriften, mit jeglichen Beschlussvorlagen und Anhängen den Gemeindevertretern in digitaler Form bereitgestellt werden.

 

Zur Umsetzung dafür gibt es eine Erweiterungsmöglichkeit zur vorhanden Fachanwendung Session von der Firma Somacos GmbH & Co.KG, um die papierlose Verwaltung in der Koordinierungsstelle voranzutreiben.

Die Erweiterung ist die „Mandatos Serverlizenz“ der Firma Somacos GmbH & Co.KG

Diese verfügt über eine Windows Client App als auch eine iPad App.

Aufgrund der unterschiedlichen Hardwarekomponenten (Tablets, iPads, Laptops, etc.) werden beide Lizenzen benötigt, um die dementsprechende Anwendung und Verarbeitung gewährleisten zu können.

 

Die reinen Anschaffungskosten belaufen sich auf:

 

Mandatos Serverlizenz inkl. Windows Client App           2.375,00 €

Clientlizenz Mandatos iPad App                                   1.188,00 €

                                                                       Mwst.      676,97 €

                                                                                  4.239,97 €

 

Die Kosten für die Softwarepflege belaufen sich auf jährlich 1.028,16 €.

 

Modul: Mandatos Serverlizenz              mtl.           48,00 €

Modul: Mandatos iPad App                              mtl.           24,00 €

                                                                                       72,00 €

                                                                       Mwst.       13,68 €

                                                                       mtl.           85,68 €  x 12 = 1.028,16 €

 

Hinzu kommt eine Politikerschulung inkl. Schulungsmaterialien vor Ort für max. 20 Teilnehmer -  im Vergleich während der Geschäftszeiten bis 17:00 Uhr oder außerhalb der Geschäftszeiten nach 17:00 Uhr.

 

bis 17:00 Uhr                                                               1.480,00 €

                                                                       Mwst.     281,20 €

                                                                                  1.761,20 €

 

nach 17:00 Uhr                                                 1.740,00 €

                                                                       Mwst.     330,60 €

                                                                                   2.070,60 €

 

Diese einzelnen Direktangebote der Firma Somacos GmbH & Co.KG wurden durch die KSM geprüft. Es wurde festgestellt, dass die KSM aktuell nur zu denselben Konditionen anbieten kann. Die Beauftragung der Leistung kann somit über das Amt direkt erfolgen und wird im Rahmen der Vertrags- und Vermögensüberleitung berücksichtigt.

 

Des Weiteren ist vorgesehen, die Anschaffung der privaten Hardwarekomponenten (sollten keine vorhanden sein) durch die einzelnen Gemeinden zu bezuschussen. Die Höhe des jeweiligen Zuschusses wird in jeder Gemeinde eigenständig festgelegt und im kommenden Jahr 2020 im Haushalt eingeplant.

Datenschutzrechtlich spricht nichts gegen eine Nutzung der privaten Hardware. Es wird jedoch seitens der Amtsverwaltung jedem Nutzer ein Informationsblatt mit Hinweisen zur Nutzung ausgehändigt. Für die Amtsverwaltung entfällt somit die Verantwortung, diese Geräte zu unterhalten, zu inventarisieren, etc.

 

Beschlussvorschlag:

 

Der Amtsausschuss beschließt die Beschaffung der beiden Mandatos Serverlizenzen für den papierlosen Sitzungsdienst inkl. der Kosten für die Softwarepflege und die einmalig anfallenden benötigten Politikerschulungen.

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

Investive Ausgaben einmalig in Höhe von 4.239,97 €

Softwarepflege mtl. in Höhe von 85,68 € monatlich

Schulungsgebühren in Höhe von 1.761,20 € / 2.070,60 €

     werden in den Haushaltsjahren 2019/2020 vorgehalten bzw. eingeplant.

 

Bemerkungen

 

Aufgrund des § 24 der Kommunalverfassung des Landes M-V waren keine Mitglieder der Gemeindevertretung von der Beratung und Abstimmung ausgeschlossen.

 

Abstimmungsergebnis

 

Gesetzliche Zahl der Gremiumsmitglieder:                     17

Zahl der anwesenden Gremiumsmitglieder:                    15

Davon stimmberechtigt:                                                           15

Ja-Stimmen:                                                                14

Nein-Stimmen:                                                             1

Stimmenenthaltungen:                                                  -

Ungültige Stimmen:                                                     -