Sachliche Darstellung:

Der Amtsausschuss des Amtes Stralendorf hat am 17.12.2018 folgenden Grundsatzbeschluss zum Beitritt als weiterer Träger zur KSM Kommunalservice Mecklenburg AöR (KSM) [2018/AMT/281] gefasst:

1. Der Amtsausschuss beauftragt den Amtsvorsteher bis zur nächsten Sitzung des Amtsausschusses zu eruieren und darzustellen, welche Aufgaben(bereiche) der Amtsverwaltung an die Kommunalservice Mecklenburg AöR (KSM) übertragen werden können. Gleichzeitig beauftragt der Amtsausschuss den Amtsvorsteher, notwendige Vertragsverhandlungen zur Vorbereitung des Beitritts zur KSM aufzunehmen.

2. Im Rahmen der Beschlussvorlage sind die finanziellen Aufwendungen für den laufenden Betrieb aufzubereiten und darzustellen.

3. Der Amtsausschuss beauftragt den Amtsvorsteher zu eruieren und darzustellen, wie die Punkte 1. Und 2. der Beschlussvorlage in Vorbereitung auch auf das Thema „Digitale Schule“ im Amt Stralendorf umgesetzt werden können.

In Umsetzung des Beschlusses werden

1. die Beschlussvorlage zum Beitritt des Amtes Stralendorf als Träger der KSM AöR zum
01.01.2020 vorgelegt,

2. die finanziellen Aufwendungen für den laufenden Betrieb der Amtsverwaltung aufbereitet und dargestellt

Außerdem werden die formellen Voraussetzungen für die Leistung des Stammkapitals (500,00 EUR) und die Übertragung der Aufgabe IT für die Schulen in Trägerschaft des Amtes Stralendorf sowie für die Schulen in Trägerschaft der Gemeinde Wittenförden und der Gemeinde Pampow geschaffen.

Sachliche Begründung:

Aufgrund der steigenden Komplexität und wachsenden Anforderungen in der Informations- und Kommunikationstechnologie für das Amt Stralendorf (bspw. elektronischer Zugang zur Verwaltung, § 2 E-Government Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EGovG M-V); Informationen über die Verwaltung in öffentlich zugänglichen Netzen, § 3 EGovG M-V; elektronische Bezahlmöglichkeit, § 4 EGovG M-V; Georeferenzierung, § 6 EGovG M-V; Bereitstellung von Daten in öffentlich zugänglichen Netzen, § 8 EGovG M-V; elektronische Aktenführung und -einsicht, §§10 und 12 EGovG M-V) sehen wir eine dringende Notwendigkeit zur Kooperation, um

· eine Konsolidierung der Haushalte nicht zu gefährden, da die Mittelfristplanung steigende IT-Kosten derzeit nicht abbildet,

· die IT-Services technisch und wirtschaftlich zu optimieren,

· für neue, sich abzeichnende Aufgaben bspw. nach dem EGovG M-V gerüstet zu sein,

· den Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen qualitativ besseren Service zur Verfügung zu stellen. Dabei ist das Onlinezugangsgesetz (§ 1 Abs. 1 und 2 OZG sowie § 3 Abs. 2 OZG) zu berücksichtigen,

· langfristig die Wertschöpfung in der Region zu halten.

Ein weiterer Grund sind die bundes- und landesrechtlichen Vorgaben, die ab 2018 schrittweise umzusetzen sind, wie z.B. die Einführung der eAkte, die eVergabe, das elektronische Gerichtsverfahren, das beleglose Rechnungswesen, das neue Meldewesen VOIS, das elektronische Archiv (DMS), die Digitalisierung der Schulen, Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen usw. Diese rechtlichen Vorgaben können unter den jetzigen Gegebenheiten nicht bzw. nur mit erheblichem Mehraufwand umgesetzt werden. Diesbezüglich wird es zeitnah zusätzliche finanzielle und organisatorisch/technische Anstrengungen bedürfen, um den gestellten Herausforderungen gerecht zu werden.

Für das Amt Stralendorf allein ist die Bewältigung dieser Anforderungen finanziell und personell nur schwer leistbar. Die zu erwartenden erheblichen Kostensteigerungen können durch ein gemeinsames IT-Servicecenter abgemildert werden, da die zunehmenden Anforderungen und gesetzlichen Forderungen an den IT-Betrieb im Rahmen einer interkommunalen IT-Kooperation wesentlich wirtschaftlicher gelöst werden können als in den einzelnen Gebietskörperschaften.

In Beratungen hat sich die Verwaltung von der Leistungsfähigkeit der KSM überzeugen können. Gerade die Kombination aus Hardware- und Anwendungsbetreuung sowie die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind für die Verwaltung der richtige Weg in die zukünftige Aufstellung unserer IT-Infrastruktur. Gemeinsam mit der KSM und ihren Trägern wurden die Möglichkeiten zur Wahrnehmung des IT-Betriebes durch die KSM abgestimmt und erörtert. Die KSM erbringt ihre Leistungen für die Träger und sonstigen Nutzer gegen Kostenerstattung (ohne Gewinn und Marge).

Ziel ist es im Ergebnis nunmehr wie folgt vorzugehen:

1. die Anbindung der Amtsverwaltung an das kommunale Rechenzentrum der KSM über CN LAVINE oder einen Breitbandanschluss,

2. die Überführung der Gesamtverantwortung für den IT-Betrieb des Amtes Stralendorf im Rahmen einer Trägerschaft an die KSM,

3. die Mitbenutzung des Dokumentenmanagementsystems der KSM in Verbindung mit der Einführung des beleglosen Rechnungswesens und der eAkte sowie

4. die Harmonisierung der kommunalen Fachanwendungen in vorheriger Abstimmung mit der Verwaltung.

Die finanziellen Auswirkungen gestalten sich wie folgt:

1. Leistung eines Stammkapitals i. H. v. 500,00 EUR,

2. der einmalige Aufwand für die Übernahme des IT-Betriebes der Amtsverwaltung zur KSM beläuft sich dabei laut Serviceschein (Kostenbasis 2018) (Anlage 3) auf 58.480,00 EUR

3. der Aufwand zur Realisierung und Sicherstellung des laufenden Betriebes für die gesamte Verwaltung (Full-Service für 34 IT-Arbeitsplätze, Bereitstellung des gesamten IT-Infrastruktur, Grundbetreuung der Fachverfahren usw.) beläuft sich laut Serviceschein (Kostenbasis 2018) (Anlage 3) auf 102.246,57 EUR pro Jahr. Nicht enthalten im laufenden Aufwand sind die aktuellen Wartungsaufwendungen der Fachverfahren, die Bereitstellung von ggf. erforderlichen neuen Hardwarekomponenten (u.a. PC, Notebook, Monitor), Druck- und Scanleistungen sowie die IT-Arbeitsplätze der Außenstellen des Amtes Stralendorf. Die Wartungsverträge werden im Rahmen der Konsolidierung geprüft und in Mitwirkung des Amtes Stralendorf zur KSM überführt. Auf Grundlage der Umlageermittlung werden die laufenden Kosten jährlich ermittelt und auf Basis der tatsächlichen Verhältnisse, gemäß den „Regeln zur Umlageermittlung“
(Anlage 4), ermittelt.

Fazit:

Die Aufwendungen im Bereich IT werden sich insbesondere durch die Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften und der Compliance weiter erhöhen. Eine Umsetzung dieser Vorgaben als autonome Lösung wäre mit erheblichen Mehrkosten im Bereich Personal und Hardware verbunden. Die Kooperation mit mehreren Verwaltungen spart langfristig Personal-, Hardware- und Innovationskosten. Die Gewährleistung der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften kann somit effektiver erfolgen.

Die gemeinsame Beschaffung von IT-Komponenten erzielt bessere Preise am Markt.

Durch den Rechenzentrumsbetrieb werden in unserer Amtsverwaltung mittelfristig personelle Kapazitäten freigesetzt, da die Anwendungsbetreuung der Fachverfahren durch die KSM übernommen wird.

Im Ergebnis wird folgendes vorgeschlagen:

Beschlussvorschlag:

1. Dem Beitritt des Amtes Stralendorf als weiterer Träger des gemeinsamen Kommunalunternehmens KSM wird auf Basis eines öffentlich-rechtlichen Vertrages gemäß Anlage 1 sowie der gültigen Unternehmenssatzung gemäß Anlage 2 zugestimmt. Die Satzung wird lediglich um die Kapitalbeteiligung des Amtes Stralendorf ergänzt.

2. Die erforderlichen Finanzmittel für die Kapitaleinlage (500,00 EUR) sind im Haushaltsplan 2020 bereitzustellen.

3. Einer Beteiligung der Stadt Parchim, des Amtes Zarrentin und der Stadt Boizenburg/Elbe als weitere Träger mit Wirkung zum 01.01.2020 wird zugestimmt.

4. Der Amtsvorsteher wird ermächtigt den Vertrag mit Wirkung zum 01.01.2020 abzuschließen.

5. Der Amtsausschuss beauftragt den Amtsvorsteher die erforderlichen Finanzmittel entsprechend Anlage 3 für den laufenden IT-Betrieb ab dem Haushaltsjahr 2020 sowie die einmalige Migration in den Haushalt 2019 einzustellen.

6. Der Amtsvorsteher wird beauftragt, im Rahmen der Neuausrichtung der IT-Ausstattung des Schulzentrums Stralendorf in Trägerschaft des Amtes ebenfalls die Übertragung dieser Aufgabe an die KSM zu prüfen und zu gegebener Zeit dem Amtsausschuss zur Beschlussfassung vorzulegen.

7. Den Gemeinden Pampow und Wittenförden als Schulträger wird empfohlen im Rahmen der Neuausrichtung der IT-Ausstattung ihrer Schulen ebenfalls die Übertragung dieser Aufgabe über das Amt an die KSM zu prüfen.

Finanzielle Auswirkungen:

Die Finanzierungsmittel werden im Haushalt berücksichtigt.

Bemerkungen

Aufgrund des § 24 der Kommunalverfassung des Landes M-V waren keine Mitglieder der Gemeindevertretung von der Beratung und Abstimmung ausgeschlossen.

Abstimmungsergebnis

Gesetzliche Zahl der Gremiumsmitglieder: 16

Zahl der anwesenden Gremiumsmitglieder: 14

Davon stimmberechtigt: 14

Ja-Stimmen: 14

Nein-Stimmen: -

Stimmenenthaltungen: -

Ungültige Stimmen: -